1. Perencanaan & Persiapan
Koleksi terbitan berkala yang banyak memuat informasi tentang penemuan serta proses baru sebuah penemuan, merupakan sumber informasi primer yang banyak dicari oleh pengguna perpustakaan. Oleh karena itu banyak pengguna perpustakaan yang berharap agar perpustakaan menyediakan layanan koleksi ini. Beberapa hal yang perlu direncanakan dan dipersiapkan secara matang agar bisa memberikan layanan terbitan berkala secara optimal adalah:
1.1 Anggaran
Diperlukan dana yang tidak sedikit untuk bisa memiliki jenis dan jumlah koleksi terbitan berkala yang cukup lengkap
Koleksi terbitan berkala yang banyak memuat informasi tentang penemuan serta proses baru sebuah penemuan, merupakan sumber informasi primer yang banyak dicari oleh pengguna perpustakaan. Oleh karena itu banyak pengguna perpustakaan yang berharap agar perpustakaan menyediakan layanan koleksi ini. Beberapa hal yang perlu direncanakan dan dipersiapkan secara matang agar bisa memberikan layanan terbitan berkala secara optimal adalah:
1.1 Anggaran
Diperlukan dana yang tidak sedikit untuk bisa memiliki jenis dan jumlah koleksi terbitan berkala yang cukup lengkap
1.2 Pengadaan
Terdapat beberapa cara untuk mengadakan koleksi terbitan berkala di suatu perpustakaan. Beberapa cara tersebut adalah :
Terdapat beberapa cara untuk mengadakan koleksi terbitan berkala di suatu perpustakaan. Beberapa cara tersebut adalah :
Melanggan/membeli
Minta sumbangan/hadiah
Tukar menukar publikasi (exchange publication)
1.3 Ruangan
Suatu layanan akan berhasil melaksanakan tugas dan fungsi sesuai dengan maksud dan tujuannya, jika didukung sarana yang dikelola secara benar. Salah satunya adalah gedung atau ruangan yang diatur sedemikian rupa sehingga memberikan kesan yang menyenangkan. Indikasi layanan perpustakaan yang mampu berfungsi secara benar jika ditandai beberapa sifat yang membuatnya berfungsi secara efektif dan efisien, memudahkan pengguna perpustakaan, lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan dan menarik sebagai tempat untuk belajar dan bekerja, serta membuatnya tetap berfungsi di sepuluh tahun yang akan datang.
1.4 Perabot/meubelair
Diperlukan perabot yang cukup bervariasi dari segi jenis, fungsi dan jumlahnya dalam sebuah layanan terbitan berkala. Hal ini dikarenakan jenis terbitan berkala yang cukup banyak, membuat jenis kolesi ini memerlukan banyak jenis dan bentuk perabot dalam penyajiannya.
Minta sumbangan/hadiah
Tukar menukar publikasi (exchange publication)
1.3 Ruangan
Suatu layanan akan berhasil melaksanakan tugas dan fungsi sesuai dengan maksud dan tujuannya, jika didukung sarana yang dikelola secara benar. Salah satunya adalah gedung atau ruangan yang diatur sedemikian rupa sehingga memberikan kesan yang menyenangkan. Indikasi layanan perpustakaan yang mampu berfungsi secara benar jika ditandai beberapa sifat yang membuatnya berfungsi secara efektif dan efisien, memudahkan pengguna perpustakaan, lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan dan menarik sebagai tempat untuk belajar dan bekerja, serta membuatnya tetap berfungsi di sepuluh tahun yang akan datang.
1.4 Perabot/meubelair
Diperlukan perabot yang cukup bervariasi dari segi jenis, fungsi dan jumlahnya dalam sebuah layanan terbitan berkala. Hal ini dikarenakan jenis terbitan berkala yang cukup banyak, membuat jenis kolesi ini memerlukan banyak jenis dan bentuk perabot dalam penyajiannya.
2 Pengolahan Terbitan Berkala
Prinsip pengolahan koleksi terbitan berkala tidak jauh berbeda dengan pengolahan koleksi perpustakaan yang lain. Kegiatan dalam pengolahan terbitan berkala meliputi pemeriksaan materi/koleksi saat datang, pemberian stempel, inventarisasi, entri data sekaligus katalogisasi (jika sudah terotomasi), pemberian label, pembuatan indeks artikel majalah/jurnal dan terakhir adalah penjilidan untuk koleksi yang lama.
Berikut gambaran alur kerja pengolahan koleksi Terbitan Berkala
2.1 Pemeriksaan materi/Koleksi Saat Datang
Setiap jenis koleksi terbitan berkala yang datang (diterima), hendaknya selalu diperiksa terlebih dahulu. Pemeriksaan ini meliputi status koleksi (apakah diterima sebagai langganan, hadiah/sumbangan atau tukar menukar), surat/blangko penyerta (surat tanda terima jika koleksi merupakan hadiah atau hasil tukar menukar), dan kelengkapan halamannya. Segera isi dan kembalikan surat tanda terima ke alamat pengirim, disertai dengan ucapan terima kasih.
2.2 Pemberian Cap/Stempel
Sama seperti pada pengolahan jenis koleksi yang lain, pemberian cap/stempel ini berfungsi untuk memberikan tanda identitas kepemilikan atas barang yang dimiliki. Seperti biasa cap/stempel dapat diberikan di bagian koleksi yang longgar (kosong), dan tidak mengenai tulisan yang ada dalam artikel. Termasuk juga pada bagian sisi dari koleksi ini (yang berbentuk buku).
2.3 Pencatatan/Entri Data
Pada pengolahan terbitan berkala yang masih manual, pencatatan koleksi ini dapat dilakukan pada buku catatan besar atau dicatat dalam kartu (kardeks) yang disusun alfabetis dalam kotak dan diberi tanda penunjuk. Kegiatan pencatatan ini dapat mewakili kegiatan inventarisasi dan katalogisasi. Kartu ini berfungsi sebagai kartu registrasi dan kartu katalog bagi pengelola terbitan berkala. Setelah itu dibuatkan kartu katalog untuk setiap judul dari terbitan berkala tersebut. Pada pengolahan terbitan berkala yang telah terotomasi, entri data merupakan gabungan dari kegiatan inventarisasi, katalogisasi dan pembuatan indeks. Pengguna dapat mencari informasi tertentu dari artikel yang ada dalam koleksi terbitan berkala, melalui OPAC yang telah disediakan.
Setiap jenis koleksi terbitan berkala yang datang (diterima), hendaknya selalu diperiksa terlebih dahulu. Pemeriksaan ini meliputi status koleksi (apakah diterima sebagai langganan, hadiah/sumbangan atau tukar menukar), surat/blangko penyerta (surat tanda terima jika koleksi merupakan hadiah atau hasil tukar menukar), dan kelengkapan halamannya. Segera isi dan kembalikan surat tanda terima ke alamat pengirim, disertai dengan ucapan terima kasih.
2.2 Pemberian Cap/Stempel
Sama seperti pada pengolahan jenis koleksi yang lain, pemberian cap/stempel ini berfungsi untuk memberikan tanda identitas kepemilikan atas barang yang dimiliki. Seperti biasa cap/stempel dapat diberikan di bagian koleksi yang longgar (kosong), dan tidak mengenai tulisan yang ada dalam artikel. Termasuk juga pada bagian sisi dari koleksi ini (yang berbentuk buku).
2.3 Pencatatan/Entri Data
Pada pengolahan terbitan berkala yang masih manual, pencatatan koleksi ini dapat dilakukan pada buku catatan besar atau dicatat dalam kartu (kardeks) yang disusun alfabetis dalam kotak dan diberi tanda penunjuk. Kegiatan pencatatan ini dapat mewakili kegiatan inventarisasi dan katalogisasi. Kartu ini berfungsi sebagai kartu registrasi dan kartu katalog bagi pengelola terbitan berkala. Setelah itu dibuatkan kartu katalog untuk setiap judul dari terbitan berkala tersebut. Pada pengolahan terbitan berkala yang telah terotomasi, entri data merupakan gabungan dari kegiatan inventarisasi, katalogisasi dan pembuatan indeks. Pengguna dapat mencari informasi tertentu dari artikel yang ada dalam koleksi terbitan berkala, melalui OPAC yang telah disediakan.
2.4 Pemberian Label
Bentuk dan isi label pada koleksi terbitan berkala berbeda dengan label yang ada di koleksi buku teks. Bentuk dan isi label lebih sederhana, tetapi memiliki fungsi yang sama dengan label buku terutama bagi tenaga pengelola dalam penataannya di rak (selving).
Bentuk dan isi label pada koleksi terbitan berkala berbeda dengan label yang ada di koleksi buku teks. Bentuk dan isi label lebih sederhana, tetapi memiliki fungsi yang sama dengan label buku terutama bagi tenaga pengelola dalam penataannya di rak (selving).
2.5 Pembuatan Indeks Artikel
Indeks adalah daftar istilah yang disusun berdasarkan urutan abjad atau dengan susunan tertentu yang disertai keterangan yang menunjukkan istilah tersebut berada (Yusup, 1995: 50). Adanya indeks akan memudahkan pengguna yang ingin lebih cepat menemukan informasi dengan topik tertentu. Dalam indeks, artikel-artikel dalam koleksi terbitan berseri tersebut akan didaftar dan dilengkapi dengan ketetapan waktu pemuatan topik-topik informasinya. Pembuatan indeks ini menjadi kegiatan yang penting (vital) dalam pengolahan yang masih manual. Tetapi dapat diabaikan jika pengolahannya sudah terotomasi.
Indeks adalah daftar istilah yang disusun berdasarkan urutan abjad atau dengan susunan tertentu yang disertai keterangan yang menunjukkan istilah tersebut berada (Yusup, 1995: 50). Adanya indeks akan memudahkan pengguna yang ingin lebih cepat menemukan informasi dengan topik tertentu. Dalam indeks, artikel-artikel dalam koleksi terbitan berseri tersebut akan didaftar dan dilengkapi dengan ketetapan waktu pemuatan topik-topik informasinya. Pembuatan indeks ini menjadi kegiatan yang penting (vital) dalam pengolahan yang masih manual. Tetapi dapat diabaikan jika pengolahannya sudah terotomasi.
2.6 Penjilidan
Apabila nomor-nomor dalam volume yang sama dari suatu judul terbitan berkala sudah lengkap, maka dilakukan proses penjilidan (pembendelan). Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga keutuhan dan kelengkapan nomor-nomor yang ada. Selain itu, proses penjilidan ini merupakan usaha mengumpulkan tulisan-tulisan yang penah dimuat oleh suatu media cetak.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan proses penjilidan suatu bahan teritan berkala:
(a)Periksa kelengkapan edisi, halaman, indeks maupun sisipan dan bonus
(b)Halaman judul hendaknya diletakkan pada permulaan judul
(c)Indeks dapat diletakkan di bagian depan atau belakang
(d)Halaman iklan yang tidak relevan dapat dibuang selama pembuangan ini tidak
(e)mengganggu tulisan lain
(f)Kulit majalah dapat dilepas kecuali apabila memuat daftar isi atau daftar artikel penting
(g)Penyusunannya dengan cara meletakkan edisi yang baru diatas, lalu diikuti dengan edisi yang lama dibagian bawahnya dan seterusnya
(h)Pada setiap jilidan hendaknya diberi label yang berisi informasi tentang judul dan edisi dari bahan terbitan berseri yang ada dalam jilidan. Label ini dapat ditempel di punggung jilidan (Lasa, 1994: 90-91)
Hasil dari proses penjilidan ini kemudian dicatat/di inventaris ulang dalam catatan/kartu inventaris tersendiri. Pencatatn ini penting untuk mengetahui judul-judul bahan terbitan berseri apa saja yang telah dijilid, dan berapa jumlah jilidan yang dimiliki.
3. Layanan Terbitan Berkala
Apabila nomor-nomor dalam volume yang sama dari suatu judul terbitan berkala sudah lengkap, maka dilakukan proses penjilidan (pembendelan). Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga keutuhan dan kelengkapan nomor-nomor yang ada. Selain itu, proses penjilidan ini merupakan usaha mengumpulkan tulisan-tulisan yang penah dimuat oleh suatu media cetak.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan proses penjilidan suatu bahan teritan berkala:
(a)Periksa kelengkapan edisi, halaman, indeks maupun sisipan dan bonus
(b)Halaman judul hendaknya diletakkan pada permulaan judul
(c)Indeks dapat diletakkan di bagian depan atau belakang
(d)Halaman iklan yang tidak relevan dapat dibuang selama pembuangan ini tidak
(e)mengganggu tulisan lain
(f)Kulit majalah dapat dilepas kecuali apabila memuat daftar isi atau daftar artikel penting
(g)Penyusunannya dengan cara meletakkan edisi yang baru diatas, lalu diikuti dengan edisi yang lama dibagian bawahnya dan seterusnya
(h)Pada setiap jilidan hendaknya diberi label yang berisi informasi tentang judul dan edisi dari bahan terbitan berseri yang ada dalam jilidan. Label ini dapat ditempel di punggung jilidan (Lasa, 1994: 90-91)
Hasil dari proses penjilidan ini kemudian dicatat/di inventaris ulang dalam catatan/kartu inventaris tersendiri. Pencatatn ini penting untuk mengetahui judul-judul bahan terbitan berseri apa saja yang telah dijilid, dan berapa jumlah jilidan yang dimiliki.
3. Layanan Terbitan Berkala
3.1 Pemajangan/Display
Sistem pemajangan koleksi terbitan berkala di rak, disesuaikan dengan kebutuhan pengguna dan instansi yang terkait, jenis dan jumlah koleksi terbitan berkala, kualifikasi dan jumlah SDM serta rak dan ruangan yang tersedia. Terdapat beberapa cara untuk pemajangan/display koleksi terbitan berkala tersebut.
Disusun alfabetis
Dalam susunan alfabetis, seluruh koleksi terbitan berkala disusun berdasarkan alfabetis judul terbitan berkala. Sistem penyusunan ini sesuai untuk perpustakaan dengan jenis dan jumah koleksi terbitan berkala yang tidak banyak.
Disusun per subyek (kelompok bidang)
Dalam susunan ini, koleksi terbitan berseri yang ada dikelompokkan kedalam beberapa subyek (biasanya disesuaikan dengan jurusan/program studi/bidang kerja yang ada). Sistem susunan ini sesuai untuk perpustakaan dengan jenis dan jumlah keleksi terbitan berkala yang besar/banyak.
3.2 Sistem Layanan Koleksi Terbitan Berkala
Pada umumnya koleksi terbitan berkala dilayankan dengan sistem terbuka tetapi pemakai hanya boleh membaca di dalam perpustakaan, tidak boleh dipinjam dibawa pulang. Pemakai boleh memfotokopi artikel dari jurnal/majalah yang diinginkan. Selain itu pada layanan terbitan berseri ini terdapat juga beberapa jenis layanan yang ditujukan untuk mengoptimalkan sistem temu kembali informasi.
Layanan-layanan tersebut adalah
Layanan Baca Ditempat dan fotokopi
Layanan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk menggunakan koleksi terbitan berkala hanya di tempat, dan biasanya diperbolehkan untuk memfotokopi secara bebas. Sebuah layanan yang banyak dilakukan oleh berbagai perpustakaan yang ada saat ini.
Layanan Informasi Terpilih
Layanan ini menyajikan informasi-informasi terpilih yang dapat diakses oleh pengguna untuk menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Perpustakaan dalam hal ini menyajikan koleksi ataupun informasi sekunder yang akan membawa pengguna kepada informasi utama, misalnya dengan menyediakan indeks artikel, indeks majalah yang terpilih dan lain–lain.
Layanan Penelusuran Informasi
Layanan yang diberikan kepada pengguna untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Biasanya pengguna akan dikenai 'tarip' tertentu untuk membayar apa yang dilakukan dalam layanan ini.
Layanan Bimbingan Penelusuran Informasi
Layanan ini merupakan layanan yang tidak semua perpustakaan memperlakukannya. Layanan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mendapatkan bimbingan dari pustakawan setempat untuk dapat membantu pengguna dalam menemukan sumber-sumber informasi yang relevan baginya terutama hubungannya dengan sebuah penelitian, studi kasus, dan kegiatan ilmiah lainnya. Layanan ini banyak diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi.
3.3 Kendala/Masalah
Beberapa kendala/masalah yang biasanya muncul dalam pengelolaan dan penyajian koleksi terbitan berkala di perpustakaan adalah
Sistem pemajangan koleksi terbitan berkala di rak, disesuaikan dengan kebutuhan pengguna dan instansi yang terkait, jenis dan jumlah koleksi terbitan berkala, kualifikasi dan jumlah SDM serta rak dan ruangan yang tersedia. Terdapat beberapa cara untuk pemajangan/display koleksi terbitan berkala tersebut.
Disusun alfabetis
Dalam susunan alfabetis, seluruh koleksi terbitan berkala disusun berdasarkan alfabetis judul terbitan berkala. Sistem penyusunan ini sesuai untuk perpustakaan dengan jenis dan jumah koleksi terbitan berkala yang tidak banyak.
Disusun per subyek (kelompok bidang)
Dalam susunan ini, koleksi terbitan berseri yang ada dikelompokkan kedalam beberapa subyek (biasanya disesuaikan dengan jurusan/program studi/bidang kerja yang ada). Sistem susunan ini sesuai untuk perpustakaan dengan jenis dan jumlah keleksi terbitan berkala yang besar/banyak.
3.2 Sistem Layanan Koleksi Terbitan Berkala
Pada umumnya koleksi terbitan berkala dilayankan dengan sistem terbuka tetapi pemakai hanya boleh membaca di dalam perpustakaan, tidak boleh dipinjam dibawa pulang. Pemakai boleh memfotokopi artikel dari jurnal/majalah yang diinginkan. Selain itu pada layanan terbitan berseri ini terdapat juga beberapa jenis layanan yang ditujukan untuk mengoptimalkan sistem temu kembali informasi.
Layanan-layanan tersebut adalah
Layanan Baca Ditempat dan fotokopi
Layanan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk menggunakan koleksi terbitan berkala hanya di tempat, dan biasanya diperbolehkan untuk memfotokopi secara bebas. Sebuah layanan yang banyak dilakukan oleh berbagai perpustakaan yang ada saat ini.
Layanan Informasi Terpilih
Layanan ini menyajikan informasi-informasi terpilih yang dapat diakses oleh pengguna untuk menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Perpustakaan dalam hal ini menyajikan koleksi ataupun informasi sekunder yang akan membawa pengguna kepada informasi utama, misalnya dengan menyediakan indeks artikel, indeks majalah yang terpilih dan lain–lain.
Layanan Penelusuran Informasi
Layanan yang diberikan kepada pengguna untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Biasanya pengguna akan dikenai 'tarip' tertentu untuk membayar apa yang dilakukan dalam layanan ini.
Layanan Bimbingan Penelusuran Informasi
Layanan ini merupakan layanan yang tidak semua perpustakaan memperlakukannya. Layanan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mendapatkan bimbingan dari pustakawan setempat untuk dapat membantu pengguna dalam menemukan sumber-sumber informasi yang relevan baginya terutama hubungannya dengan sebuah penelitian, studi kasus, dan kegiatan ilmiah lainnya. Layanan ini banyak diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi.
3.3 Kendala/Masalah
Beberapa kendala/masalah yang biasanya muncul dalam pengelolaan dan penyajian koleksi terbitan berkala di perpustakaan adalah
- Terbatasnya
dana untuk pengadaan (berlangganan) koleksi terbitan berkala
berpengaruh terhadap keberlangsungan layanan terbitan berkala
- Sulitnya melakukan klaim terhadap penerbit atas keterlambatan (ketidak sampaian) majalah/jurnal yang dilanggan
- Kesulitan petugas untuk melanggan/membeli teritan berkala luar negri
- Ketidakaturan publikasi/terbitan berkala dalam negri
- SDM yang kurang berpengalaman dan kurang kreatif
- Promosi yang kurang efektif dan teta letak (ruangan) yang kurang representatif (susah dicari/dijangkau pengguna secara mudah) menyebabkan belum termanfaatkannya layanan terbitan berkala secara lebih optimal
4. Penutup
Layanan terbitan berkala adalah salah satu layanan yang sudah selayaknya bahkan seharusnya ada di suatu perpustakaan. Hal ini disebabkan informasi yang terkandung di dalam koleksi terbitan berkala bersifat mutakhir dan biasanya memuat hasil penelitian terbaru di dari para peneliti di berbagai bidang. Layanan terbitan berkala ini banyak dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan, untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan.
Perlu persiapan dan pengelolaan yang matang untuk mengembangkan layanan terbitan berkala ini. Juga SDM yang kreatif, handal dan memiliki pengalaman serta kemampuan yang lebih untuk bisa memaksimalkan layanan ini. Suatu hal yang layak dan harus diwujudkan di dunia informasi yang berkembang cepat, dan selalu tergantikan dengan informasi yang lebih baru.
Penaggungjawab Bidang Terbitan Berkala
Nurlaela Fitriawati, S.Hum
- SDM yang kurang berpengalaman dan kurang kreatif
- Promosi yang kurang efektif dan teta letak (ruangan) yang kurang representatif (susah dicari/dijangkau pengguna secara mudah) menyebabkan belum termanfaatkannya layanan terbitan berkala secara lebih optimal
4. Penutup
Layanan terbitan berkala adalah salah satu layanan yang sudah selayaknya bahkan seharusnya ada di suatu perpustakaan. Hal ini disebabkan informasi yang terkandung di dalam koleksi terbitan berkala bersifat mutakhir dan biasanya memuat hasil penelitian terbaru di dari para peneliti di berbagai bidang. Layanan terbitan berkala ini banyak dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan, untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan.
Perlu persiapan dan pengelolaan yang matang untuk mengembangkan layanan terbitan berkala ini. Juga SDM yang kreatif, handal dan memiliki pengalaman serta kemampuan yang lebih untuk bisa memaksimalkan layanan ini. Suatu hal yang layak dan harus diwujudkan di dunia informasi yang berkembang cepat, dan selalu tergantikan dengan informasi yang lebih baru.
Penaggungjawab Bidang Terbitan Berkala
Nurlaela Fitriawati, S.Hum
